โซลูชัน Collaboration บูรณาการองค์ความรู้สู่วิถี New Normal

โดย นายนครินทร์ เทียนประทีป

ผู้จัดการฝ่ายการตลาด

บริษัท ยิบอินซอย จำกัด 

ดูเหมือนว่า องค์กรธุรกิจจะเริ่มปรับตัวได้ดีขึ้นต่อ ฐานวิถีชีวิตใหม่ หรือ New Normal ผ่านการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานตามมาตรการเว้นระยะห่าง ตั้งแต่การเหลื่อมเวลาการทำงานในสำนักงาน ไปจนถึง การนำเทคโนโลยีอย่างคลาวด์ เวอร์ช่วลไลเซชัน มาเสริมการทำงานออนไลน์ของพนักงานจากบ้าน 

อย่างไรก็ตาม การเว้นวรรคทางกายภาพ อาจส่งผลลดทอนประสิทธิภาพงานบางประเภทซึ่งเดิมต้องมีการทำงานเป็นทีม องค์กรจึงมีเทคโนโลยีเสริมที่เรียกว่า โซลูชัน Collaboration ที่จะมาบูรณาการ “การสื่อสาร” และ “การจัดการความรู้”เพื่อเชื่อมการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ร่วมงาน หรือกับลูกค้า คู่ค้า และ หน่วยงานนอกองค์กร ซึ่งในสถานการณ์โควิด-19 ที่เราไม่สามารถพบปะซึ่งหน้าได้ การประชุมทางไกลผ่าน เว็บ คอนเฟอเรนซ์ (Web Conference) หรือ วิดีโอ คอนเฟอเรนซ์ (Video Conference) นับเป็นหนึ่งในเครื่องมือบูรณาการ หรือ Collaboration เบอร์ต้น ๆ ที่หลายองค์กรนำไปใช้ในการสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลความคิดเห็นต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการทำงานและการตัดสินใจร่วมกันเป็นทีม 

ขณะเดียวกัน เราก็จะเห็นบทบาทที่มากขึ้นของเครื่องมืออีกตัว คือ เว็บ เทรนนิ่ง (Web Training) หรือ อี เลิร์นนิ่ง (e-Learning) ซึ่งถูกนำมาใช้ประโยชน์ในการพัฒนาแพลตฟอร์มสำหรับ การจัดระบบการเรียนออนไลน์ในสถาบันการศึกษา เพื่อเป็นการศึกษาทางเลือกบรรเทาปัญหาของการเปิดภาคเรียนไม่ได้ตามปกติ ซึ่งนำร่องไปแล้วในระดับมหาวิทยาลัย และกำลังขยายผลไปสู่ระดับการศึกษาอื่น ๆ  และ การจัดการองค์ความรู้ขององค์กรธุรกิจ ในการถอดบทเรียนข้อมูลการปฎิบัติงานที่เกิดทั้งในและนอกองค์กร ต่อยอดเป็นระบบการเรียนรู้หรือฝึกอบรม เพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากรให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การเพิ่มทักษะของพนักงานที่ทำงานจากทางไกล (Teleworker) ตามมาตรการ Work from Home และยังมีการประเมินว่า ในระยะยาว ทั้งสองแพลตฟอร์มข้างต้น จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์มพื้นฐานที่ต้องมีสำหรับการพัฒนา ระบบจัดการการเรียนรู้ (Learning Management System) ในรูปแบบออนไลน์สำหรับภาคองค์กรธุรกิจและภาคการศึกษา แม้จะสิ้นสุดโควิด-19 ไปแล้วก็ตาม โดยโซลูชัน Collaboration ในการบูรณาการองค์ความรู้แบบออนไลน์ ณ ขณะนี้ มีให้เลือกได้หลากทั้งติดตั้งใช้งานไว้ในองค์กร หรือ ผ่านเทคโนโลยีคลาวด์ เช่น ซิสโก้ เว็บเอ็กซ์  ไมโครซอฟท์ ทีม หรือ กูเกิล คลาสรูม ซึ่งครอบคลุมฟังก์ชันการทำงานที่องค์กรธุรกิจหรือสถาบันการศึกษาสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ได้หลายทาง อาทิ

การจัดการห้องเรียนหรือห้องอบรมเสมือน แบบไร้ขอบเขตสำหรับองค์กรธุรกิจหรือสถาบันการศึกษา ซึ่งสามารถรองรับผู้เข้าเรียนหรืออบรมได้ในระดับร้อยไปจนถึงหนึ่งพันคน หรือ จะจัดแบ่งเป็นห้องอบรมย่อย (Breakout Session) รวมถึงการออกแบบเวิร์คช็อป หรือทำแล็ปออนไลน์  (Hand-on Labs) สำหรับผู้เรียนหรืออบรมเฉพาะกลุ่ม 

การออกแบบและบริหารจัดการการสอนและอบรม แบบออนไลน์ ได้สะดวกและรวดเร็ว ทั้งการกำหนดเนื้อหา การบริหารเวลาจัดอบรม การกำหนดจำนวนและคัดเลือกกลุ่มผู้เรียน หรือผู้เข้าอบรมเป้าหมายได้ตามที่ต้องการ โดยหลักสูตรการอบรมต่าง ๆ ที่สร้างขึ้นนี้ สามารถเก็บไว้ในรูปแบบเทมเพลต เพื่อนำไปพัฒนาคอร์สอบรมใหม่ ๆ  หรือคอร์สต่อเนื่องในระดับก้าวหน้า โดยไม่ต้องเริ่มต้นสร้างใหม่ทุกครั้ง ซึ่งเป็นการประหยัดเวลาของผู้สอนหรือผู้จัดอบรม

บูรณาการการสื่อสารในแบบอินเตอร์แอคทีฟ ทั้งการใช้อีเมล ข้อความสั้น ข้อความแชท ไลน์ กระดานอีเล็กทรอนิกส์ออนไลน์ อิโมจิคอน เป็นต้น เพื่อเปิดให้ผู้เรียนหรือผู้อบรมสามารถร้องขอผ่านช่องทางสื่อสารข้างต้น เพื่อตั้งคำถามที่สงสัย ให้ผู้สอนหรือผู้บรรยายทบทวนซ้ำในเนื้อหาที่ไม่เข้าใจ หรือแสดงเครื่องหมายบนไฟล์เอกสารบรรยายเพื่อขอคำอธิบายเพิ่มเติม หรือระดมความรู้ความคิดเห็นร่วมกันในระหว่างการเรียนหรืออบรมได้ทันที โดยบางแอปพลิเคชันได้เพิ่มฟังก์ชันแสดงผลผู้เรียนหรือผู้เข้าอบรมที่ขาดความสนใจกับการเรียนและการอบรม เช่น เล่นโซเชียลมีเดีย เปิดเว็บไซต์หรือโปรแกรมอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการเรียนหรือการอบรม เพื่อให้ผู้สอนหรือผู้บรรยายสามารถส่ง อิโมจิคอน หรือข้อความแจ้งเตือนได้ ทั้งนี้ เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ด้านการเรียนและการอบรมสูงสุด

ระบบประเมินผลผู้เรียนหรือผู้รับการอบรม โดยที่ผู้สอนหรือผู้บรรยายสามารถออกแบบทดสอบเตรียมไว้ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลที่พร้อมส่งให้เพื่อประเมินความรู้ความเข้าใจผู้เรียนหรือผู้เข้าอบรมได้ทันที ซึ่งเป็นประโยชน์มากในการวัดผลสัมฤทธิ์ด้านการเรียนการสอนในห้องเรียนของผู้สอนและนักเรียน หรือจะเป็นการจัดทำแบบสำรวจประสิทธิผลความพึงพอใจในหัวข้ออบรมต่าง ๆ เพื่อนำมาปรับปรุงในครั้งต่อไป 

การจัดการคลังความรู้ หรือห้องสมุดออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นหลักสูตรการเรียนการอบรม ข้อมูลประกอบการอบรม เนื้อหาหรือเสียงบรรยายเพิ่มเติมในระหว่างการอบรมสัมมนาที่สามารถบันทึกและจัดเก็บขึ้นบนคลาวด์ หรือ เก็บไว้ในศูนย์ข้อมูลขององค์กรหรือสถาบันการศึกษานั้น ๆ ในรูปแบบไฟล์ข้อมูล ภาพ เสียง วิดีโอ หรือ อินโฟกราฟิก พร้อมมีระบบกำกับเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งสถาบันการศึกษา หรือองค์กรธุรกิจนำไปต่อยอดในการจัดทำเป็นคลังความรู้ หรือ ห้องสมุดออนไลน์ (e-Library) ที่สามารถเข้าถึงเพื่อการค้นคว้าการเรียนรู้ หรือศึกษาทบทวนในภายหลัง ซึ่งจะทำให้บุคลากรได้มีการพัฒนาตนเองตลอดเวลา 

 เมื่อการเรียนรู้และการทำงานบนฐานวิถีชีวิตใหม่ได้ส่งผลเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน กิจกรรมทางธุรกิจ และรับมือกับความคาดหวังการบริการบนความปลอดภัยที่แตกต่างจากเดิม การบูรณาการเพื่อสร้างองค์ความรู้ในการเติมเต็มศักยภาพบุคลากรและเชื่อมการทำงานร่วมกันเป็นทีมด้วยโซลูชัน Collaboration จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถรับมือความเปลี่ยนแปลงได้อย่างเท่าทันและยั่งยืน